Vérifier une facture électronique : le contrôle EN 16931
Déposez la facture dans le cadre. Vous obtenez un rapport de vérification en langage clair, règle par règle, avant que le fichier ne parte ou ne soit payé.
- Mentions obligatoires EN 16931
- Calculs et TVA recalculés
- IBAN et SIREN vérifiés
Pourquoi vérifier avant d’envoyer
Une facture électronique n’est plus relue par une personne à l’arrivée : elle est contrôlée par une machine, et une machine rejette. Une mention obligatoire absente, un total qui ne tombe pas juste, un identifiant mal recopié, et la facture revient – ou, pire, ne revient pas et reste bloquée quelque part.
Les conséquences sont rarement dramatiques et toujours pénibles : un rejet à traiter, un délai de paiement qui repart à zéro, un escompte perdu, et parfois une discussion sur la TVA déductible parce que la facture ne portait pas toutes les mentions exigées. Trente secondes de contrôle avant l’envoi évitent la plupart de ces allers-retours.
Le contrôle est tout aussi utile dans l’autre sens. Une facture que vous recevez peut, elle aussi, être incomplète ; la déposer ici avant de la comptabiliser vous dit en clair ce qui manque et vous donne de quoi le formuler à votre fournisseur.
Ce que Klarfaktur vérifie
Le rapport reprend les règles de gestion de la norme européenne EN 16931 et quelques contrôles propres aux factures françaises. Sur une facture type, cela représente une trentaine de vérifications – trente-cinq sur notre facture d’exemple –, affichées une par une :
- Les mentions obligatoires : numéro et date de facture, type de document, devise, identification du vendeur et de l’acheteur, ventilation de la TVA, totaux, lignes.
- Les calculs : quantité × prix unitaire pour chaque ligne, somme des lignes, base HT plus TVA égale TTC, acomptes déduits, montant à payer.
- La cohérence de la TVA : chaque taux annoncé doit avoir sa ventilation, chaque ventilation doit correspondre à ses lignes, et une exonération doit porter son motif.
- Les clés de contrôle : l’IBAN selon la norme ISO 7064, et le SIREN ou SIRET du vendeur selon l’algorithme de Luhn.
- Trois vérifications françaises : la forme du numéro de TVA intracommunautaire, la clé du SIREN ou du SIRET et les taux de TVA en vigueur en France. Ce sont des avertissements, jamais des erreurs : une facture peut être parfaitement valide et sortir des cas courants.
Chaque constat porte l’identifiant de la règle sur laquelle il s’appuie (BR-16, BR-CO-13…) et une phrase qui explique ce qui ne va pas, avec la valeur attendue et la valeur trouvée. Les vérifications réussies sont regroupées et consultables d’un clic : savoir ce qui a été contrôlé compte autant que savoir ce qui a échoué.
Ce qu’une validation complète ajoute
Klarfaktur applique les règles de gestion de la norme, pas l’intégralité du dispositif de contrôle. Une validation officielle comporte deux étages supplémentaires :
- La validation du schéma (XSD) : le document est confronté à la grammaire du format, élément par élément et dans l’ordre. Un fichier peut satisfaire toutes les règles de gestion et rester invalide pour cette raison.
- Le jeu complet de règles Schematron : plusieurs centaines d’assertions, y compris les listes de codes exhaustives et les particularités de chaque version du CIUS. C’est ce que fait le contrôle d’une plateforme au moment du dépôt.
Autrement dit : ce que ce validateur signale est un vrai problème, mais son silence n’est pas un certificat. Pour la conformité formelle d’un flux avant sa mise en production, appuyez-vous sur le validateur de votre plateforme de dématérialisation.
Questions fréquentes
Non, et aucun outil ne peut le promettre. Klarfaktur applique les règles de gestion de la norme EN 16931 et quelques contrôles français, ce qui écarte les causes de rejet les plus fréquentes. La plateforme du destinataire ajoute la validation du schéma, le jeu complet des règles Schematron et parfois ses propres exigences contractuelles. Un rapport sans erreur est un très bon signe, pas une garantie.
Une erreur signale une règle de la norme qui n’est pas respectée : une mention obligatoire absente, un total qui ne tombe pas juste. Il faut la corriger. Un avertissement signale quelque chose d’inhabituel mais de licite – un taux de TVA qui n’est pas l’un des taux courants en France, une clé de contrôle qui ne se vérifie pas, une référence acheteur qui n’a pas la forme attendue. Il mérite un second regard, pas nécessairement une correction.
Oui, et c’est un usage courant. Déposez le fichier tel qu’il vous a été transmis, XML ou PDF Factur-X. Vous voyez le contenu réel de la facture – celui qui sera comptabilisé, pas seulement la page imprimable – et le rapport vous dit si une mention obligatoire manque. Le fichier n’est pas téléversé, donc vérifier la facture d’un tiers ne la communique à personne.
Les trois formats du socle commun : Factur-X (CII intégré dans un PDF), UBL et CII en fichier XML autonome. Les factures allemandes au format XRechnung, qui reposent sur les mêmes syntaxes, sont lues également. Le format est reconnu à la lecture du fichier, vous n’avez rien à indiquer.