Gids
E-facturatie verplicht sinds 2026
Bijgewerkt in augustus 2026
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen — en ze ook kunnen ontvangen. Een pdf per e-mail telt tussen bedrijven niet meer mee. Wat dat concreet betekent, voor wie het geldt en wie erbuiten valt, staat hieronder.
Wat er sinds 1 januari 2026 geldt
De verplichting gaat over facturen tussen Belgische bedrijven die btw-plichtig zijn. Ze werkt langs twee kanten tegelijk, en dat tweede deel wordt vaak vergeten: u moet niet alleen gestructureerde facturen kunnen versturen, u moet ze ook kunnen ontvangen en verwerken. Een bedrijf dat zelf enkel aan particulieren factureert maar wel leveranciersfacturen binnenkrijgt, valt dus toch onder de ontvangstplicht.
‘Gestructureerd’ betekent: een databestand volgens de Europese norm EN 16931, geen afbeelding van een factuur. Het standaardkanaal is het Peppol-netwerk en het standaardformaat is Peppol BIS 3.0. Partijen mogen onderling een ander formaat afspreken zolang dat aan EN 16931 voldoet — maar beide moeten altijd op Peppol kunnen terugvallen. Die terugvalpositie is geen detail: ze is wat maakt dat u nooit een klant kunt weigeren omdat hij ‘het verkeerde pakket’ gebruikt.
Wie valt eronder, en wie niet
| Situatie | Gestructureerde e-factuur verplicht? |
|---|---|
| Belgisch btw-plichtig bedrijf factureert aan een ander Belgisch btw-plichtig bedrijf | Ja — versturen én ontvangen. |
| Facturatie aan particulieren (B2C) | Neen. Particulieren vallen buiten het toepassingsgebied. |
| Buitenlandse onderneming zonder vaste inrichting in België | Neen. Zonder Belgische vaste inrichting geldt de verplichting niet. |
| Landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling | Beperkt uitgezonderd. |
| Ondernemingen in staat van faillissement | Uitgezonderd. |
Een uitzondering op het versturen is geen vrijgeleide om niets te ontvangen: wie facturen van Belgische leveranciers krijgt, heeft in de praktijk hoe dan ook een manier nodig om ze te lezen.
Het gratis platform van de overheid bestaat niet meer
Hermes, het platform waarmee de overheid een tijdlang Peppol-facturen naar een gewoon e-mailadres kon doorsturen voor wie zelf nog niet was aangesloten, is stopgezet. Wie vandaag e-facturen verstuurt of ontvangt, doet dat via een commercieel toegangspunt.
In de meeste gevallen is dat geen aparte aankoop: boekhoud- en facturatiepakketten hebben het ingebouwd, en de aansluiting gebeurt dan bij het instellen van uw dossier. Hoe het netwerk in elkaar zit, leest u in de gids over de Peppol-factuur.
Een gewone pdf, ook als u ze netjes per e-mail verstuurt, voldoet tussen Belgische bedrijven niet meer. Voor een programma is dat een afbeelding: er staan geen velden in, alleen pixels die op cijfers lijken. Een Factur-X-pdf, waarin de factuurgegevens als XML zijn ingebed, is wél een gestructureerde factuur — al is Peppol BIS het formaat dat het Belgische netwerk verwacht.
De verhoogde kostenaftrek voor kmo’s
Om de overstap te verzachten, kunnen kmo’s in de overgangsjaren een verhoogde kostenaftrek van 120 % inroepen op de kosten van e-facturatiesoftware en van het opzetten ervan. Concreet betekent dat: u trekt meer af dan u hebt betaald.
Dat is een stimulans en geen blanco cheque — welke kosten precies in aanmerking komen en tot wanneer de maatregel loopt, is een vraag voor uw boekhouder of belastingadviseur. Hou uw facturen en abonnementsbewijzen bij; dat is het soort staving dat achteraf gevraagd wordt.
Checklist
| Stap | Wat u nakijkt |
|---|---|
| 1. Uw software | Kan uw boekhoud- of facturatiepakket Peppol BIS versturen én ontvangen? Bij twijfel: vraag het uw leverancier schriftelijk. |
| 2. Uw aansluiting | Is uw ondernemingsnummer geregistreerd op het Peppol-netwerk? Uw toegangspunt of boekhouder weet dat. |
| 3. Uw gegevens | Klopt uw ondernemingsnummer overal — op de factuur, in uw klantenfiches, in uw btw-nummer? Een cijfer verkeerd en de factuur komt niet aan. |
| 4. Uw klantenbestand | Verzamel de ondernemingsnummers van uw klanten. Het nummer, niet de naam, is wat het netwerk gebruikt om te adresseren. |
| 5. Uw archief | Bewaar het originele XML-bestand, niet een afdruk ervan. Dat bestand ís de factuur. |
| 6. Een proefrit | Exporteer een eigen factuur en kijk ze na voor ze vertrekt. |
Wat er nog aankomt
Er is een vervolgfase aangekondigd: een e-rapportering die factuurgegevens vrijwel in real time aan de administratie doorgeeft, verwacht rond 2028. Voor de duidelijkheid — dat is een aankondiging, geen bestaande verplichting, en de precieze invulling ligt nog niet vast. Wie vandaag correct via Peppol werkt, staat er alvast goed voor.
U hebt een e-factuur voor u en wilt weten wat erin staat?
Sleep het bestand hierheen en lees het resultaat. Gratis, zonder registratie, zonder upload.
Uw factuur nu controlerenVeelgestelde vragen
Tussen Belgische btw-plichtige bedrijven niet meer. Sinds 1 januari 2026 moet de factuur een gestructureerd databestand volgens EN 16931 zijn, in de praktijk een Peppol BIS-factuur. Naar particulieren toe mag u wel gewoon een pdf blijven sturen: B2C valt buiten het toepassingsgebied.
Voor het versturen niet. Maar zodra u zelf facturen krijgt van Belgische leveranciers die onder de verplichting vallen, moet u die gestructureerd kunnen ontvangen en verwerken. De ontvangstkant geldt dus wel. In de praktijk betekent dat een pakket dat op het Peppol-netwerk is aangesloten.
Een buitenlandse onderneming zonder vaste inrichting in België valt niet onder de Belgische verplichting en mag u dus blijven factureren zoals voorheen. Heeft ze wél een Belgische vaste inrichting, dan geldt de verplichting voor die inrichting net zo goed als voor een Belgisch bedrijf.
Ja, zolang dat formaat aan de norm EN 16931 voldoet en beide partijen ermee akkoord gaan. Er is één voorwaarde die niet wegvalt: u moet altijd op Peppol kunnen terugvallen. Een afspraak mag met andere woorden een extra kanaal openen, geen enkel kanaal sluiten.
Neen. Klarfaktur leest en controleert facturen in uw browser; het verstuurt en ontvangt ze niet, en het is niet op het Peppol-netwerk aangesloten. Om te versturen hebt u een boekhoud- of facturatiepakket met een toegangspunt nodig.