Gids
UBL-bestand openen
Bijgewerkt in augustus 2026
U hebt een bestand met de extensie .xml gekregen, een dubbelklik levert alleen een wirwar van tekens op – en daarin zou een factuur moeten zitten. U doet niets verkeerd: een UBL-factuur is voor programma’s geschreven, niet voor ogen. Hieronder staan drie manieren om ze toch te lezen, en waar u daarbij op let.
Waarom een dubbelklik niet volstaat
Een klassieke factuur is een afbeelding van een factuur: een blad papier of een pdf waarop bedragen op bepaalde plaatsen staan. Een e-factuur is daar het tegendeel van. Ze bestaat uit zuivere gegevens, netjes benoemd en in elkaar genest – zonder lettertype, zonder opmaak, zonder logo. Precies daarom kan boekhoudsoftware ze inlezen zonder te moeten raden: het factuurbedrag staat niet ergens rechtsonder, maar in een veld dat ondubbelzinnig het factuurbedrag heet.
Opent u zo’n bestand met een dubbelklik, dan gebeurt er een van drie dingen. Uw browser toont de structuur als een ingesprongen boom. Een teksteditor toont dezelfde structuur zonder enige inspringing. Of Windows vraagt u met welk programma het bestand geopend moet worden. In alle drie de gevallen ziet u de factuur – alleen zoals een programma ze ziet.
Het goede nieuws: het bestand is in orde. Er ontbreekt alleen een vertaling. Een viewer neemt de velden en legt ze zo aan als u een factuur verwacht: verzender, ontvanger, lijnen, btw, totaal.
Drie manieren om een UBL-factuur te lezen
1. Een viewer in de browser
De snelste weg als u gewoon wilt weten wat er in de factuur staat: bestand in het viewervenster slepen, klaar. Bij Klarfaktur gebeurt dat volledig op uw eigen toestel – de factuur wordt in de browser gelezen en gecontroleerd en nergens naartoe geüpload. Dat is bij facturen geen detail, want er staan namen van klanten, adressen, rekeningnummers en bedragen in.
2. Uw boekhoud- of ERP-pakket
Moet de factuur toch worden ingeboekt, dan is de import in uw boekhouding de juiste weg. Actuele pakketten lezen Peppol BIS en andere UBL-facturen rechtstreeks in, tonen een leesbare weergave en nemen de waarden meteen over in een boekingsvoorstel. Meteen belandt het bestand ook waar het hoort: in het archief. Want het is het XML-bestand zelf dat bewaard moet worden, niet een afdruk ervan.
3. De validator van uw toegangspunt
Voor het formele bewijs bestaan er validators die het volledige stel officiële Peppol-regels doorlopen. Uw toegangspunt biedt er doorgaans een aan, en er zijn ook publieke. Ze richten zich tot een technisch publiek en geven hun oordeel in regelnummers.
Voor de dagelijkse praktijk geldt: manier 1 om snel te kijken. Manier 2 om de factuur echt te verwerken. Manier 3 wanneer het betwist wordt en u een technisch sluitend oordeel nodig hebt.
Bijzonder geval: de pdf waar nog een factuur in zit
Niet elke e-factuur komt als XML-bestand binnen. Bij Factur-X – en bij het Duitse ZUGFeRD, dat er technisch hetzelfde is – krijgt u een gewone pdf, en binnenin die pdf zit de XML-factuur als bijlage. U ziet dus een vertrouwde factuurpagina, terwijl uw boekhoudprogramma tegelijk de gestructureerde gegevens leest. Eén bestand, twee doelgroepen.
Of een pdf zo’n hybride bestand is, ziet u er niet aan af. Veel pdf-programma’s tonen bijlagen in een zijbalk; heet het bestand daar factur-x.xml of zugferd-invoice.xml, dan hebt u een e-factuur voor u. Handiger is het om de pdf gewoon in Klarfaktur te slepen: de bijlage wordt dan automatisch gezocht, uitgelezen en als factuur getoond. Zit er geen in, dan zeggen we u dat ook – dan is het een gewone pdf, en die volstaat tussen Belgische bedrijven niet meer.
Stap voor stap naar een leesbare factuur
| Stap | Wat u doet | Waar u op let |
|---|---|---|
| 1. Bestand bewaren | De bijlage uit de e-mail in het origineel opslaan, niet afdrukken en niet omzetten naar een ander formaat. | Het oorspronkelijke bestand is het bewijsstuk en moet worden bijgehouden. |
| 2. Formaat herkennen | Kijk naar de extensie: .xml is een zuivere e-factuur, .pdf kan een Factur-X zijn. | Ook een pdf kan gestructureerde gegevens bevatten – kijken loont. |
| 3. Openen | Bestand in de viewer slepen of in de boekhouding importeren. | Let er bij een viewer op het internet op dat het bestand uw toestel niet verlaat. |
| 4. Inhoud nakijken | Factuurnummer, datum, periode, bedragen en btw-tarieven nalezen. | Kloppen netto, btw en bruto rekenkundig met elkaar? |
| 5. Formeel controleren | Het controleverslag lezen: verplichte velden, bedragen, ondernemingsnummer en elektronisch adres. | Fouten meldt u aan de afzender in plaats van ze in de boekhouding recht te trekken. |
| 6. Archiveren | Het originele bestand bewaren, doorgaans via uw boekhoudsoftware. | Een pdf-afdruk vervangt het XML-bestand niet. |
Wees voorzichtig met willekeurige omzetters uit een zoekmachine. Wie een factuur naar een vreemde server stuurt, geeft klantgegevens, adressen en rekeningnummers uit handen – vaak zonder te weten waar die server staat en hoe lang het bestand er blijft. Vraag het bij twijfel aan uw boekhouder, of gebruik een tool die het bestand helemaal niet doorstuurt.
Als het bestand toch niet opengaat
Blijft de weergave leeg of meldt de viewer een fout, dan helpt meestal een van deze vier verklaringen:
- De download is afgebroken. Haal de bijlage opnieuw uit de e-mail. Een half XML-bestand is geen geldige XML meer.
- Het bestand is onderweg gewijzigd. Wie een UBL-factuur in Excel opent en opnieuw opslaat, houdt er daarna vaak geen geldige factuur meer aan over.
- Het is helemaal geen factuur. Ook leveringsbonnen, aanmaningen en technische verslagen worden als XML verstuurd. Een blik op het eerste element verraadt het: facturen beginnen met
Invoice,CreditNoteofCrossIndustryInvoice. - De pdf bevat geen bijlage. Dan hebt u een beeld-pdf voor u, en die volstaat tussen Belgische bedrijven niet meer. Vraag de afzender om een Peppol- of Factur-X-factuur.
En gaat de factuur wel open maar ziet ze er inhoudelijk vreemd uit: het controleverslag in Klarfaktur noemt ontbrekende verplichte vermeldingen en rekenkundige afwijkingen bij naam. Wat er precies achter zit, legt de gids over de Peppol-factuur uit.
U hebt een e-factuur voor u en wilt weten wat erin staat?
Sleep het bestand hierheen en lees het resultaat. Gratis, zonder registratie, zonder upload.
UBL-bestand nu openenVeelgestelde vragen
Technisch wel, zinvol niet. Excel leest het bestand als een tabel en haalt de factuurstructuur daarbij uit elkaar in rijen en kolommen die weinig met het origineel te maken hebben. Erger nog: slaat u het bestand vanuit Excel op, dan is het als factuur meestal onbruikbaar. Gebruik om te kijken een viewer, en om te verwerken uw boekhoudsoftware.
Omdat u het origineel ziet. Een e-factuur is een gestructureerd databestand zonder opmaak; pas een viewer of een boekhoudprogramma rangschikt de velden tot een leesbare factuur. Die wirwar van tekens is dus een goed teken: het bestand is precies wat het moet zijn.
Bij een Peppol-factuur is het XML-bestand de factuur. Bij Factur-X horen de pdf en de ingebedde XML samen en vormen ze één document – u bewaart het bestand zoals het is aangekomen. Een zelfgemaakte afdruk of een opnieuw aangemaakte pdf vervangt het origineel niet.
Om ze alleen te bekijken niet: een viewer in de browser volstaat, bij Klarfaktur zonder installatie en zonder registratie. Zodra u geregeld facturen moet ontvangen, inboeken en bewaren, komt u er echter niet onderuit: sinds 2026 hoort ook het ontvangen van gestructureerde facturen bij de verplichting, en archiveren hoort er hoe dan ook bij.